1. Uploaden
Sleep een dossier erin: PDF, Word, e-mail (.eml en .msg) en afbeeldingen. Een e-mail wordt uitgepakt: de bijlagen worden eigen documenten. Scans krijgen tekstherkenning in het Nederlands. Na elke omzetting naar PDF controleren we dat de tekst er volledig in staat; lukt dat niet, dan meldt het document een fout in plaats van stil tekst te verliezen.
Exacte dubbelen worden over het hele dossier herkend, ook als dezelfde bijlage in tien mails zit. Bijna-dubbele documenten (een concept en de definitieve versie) worden gegroepeerd, zodat je ze niet twee keer leest. Beide staan ook in de inventarislijst.
2. Zoeken in drie lagen
- Regels met controle. Een BSN moet de elfproef halen, een IBAN de controle op het rekeningnummer. Ook e-mailadressen, telefoonnummers, postcodes en kentekens worden op formaat gevonden.
- Namenherkenning. Een Nederlands taalmodel voor namen vindt personen, ook als een naam over een regel is afgebroken, in hoofdletters staat of alleen na "Geachte mevrouw" voorkomt.
- Een taalmodel in onze eigen omgeving. Het leest per stuk tekst mee en vindt wat de andere lagen missen, zoals onbekende voornamen. Het mag alleen letterlijke citaten uit de brontekst teruggeven; al het andere vervalt. Het voegt voorstellen toe en haalt er nooit een weg.
Handtekeningen en parafen als afbeelding worden ook gevonden. Elk voorstel krijgt een Woo-grond, zoals 5.1.1e voor een BSN of 5.1.2e voor een naam.
3. Beoordelen
De beslisregel is streng en ligt vast in de software:
- Zelf gelakt worden alleen identificatoren die de controle doorstaan, en namen die twee lagen onafhankelijk van elkaar vinden. Een handtekening alleen als er ook een ondertekeningswoord of naam naast staat.
- Naar jou gaat al het andere: een naam die één laag vindt, een nummer op een scan dat de controle net niet haalt.
- Altijd naar de rol jurist gaan gronden die een afweging vragen, zoals bedrijfsgegevens (5.1.1c), gezondheid (5.1.1d), het voorkomen van onevenredige benadeling (5.1.2i) en persoonlijke beleidsopvattingen (5.2). Wie die rol krijgt, bepaal je zelf: een jurist, de Woo-coördinator of een ervaren behandelaar. Iedereen heeft per organisatie één rol. Geen code kan zo'n voorstel automatisch laten lakken.
- Zichtbaar blijven de bestuurders en woordvoerders die je op de lijst van je organisatie zet, zoals de wethouder.
Een besluit over een persoon ("overal lakken") geldt in het hele dossier, ook in documenten die je later toevoegt. Na het beoordelen keurt een tweede collega het document goed: wie goedkeurt, mag in dat document zelf niets hebben beoordeeld. Je hebt dus minstens twee mensen nodig. Dat dwingt de database af, niet alleen het scherm.
4. Lakken
Een lak is geen vlak over de tekst. De software verwijdert de tekst, het beeld en het lijnwerk onder elk vak en zet de grond erin. Daarna haalt hij uit het hele document: metadata, XMP, bladwijzers, annotaties, formuliervelden, links, JavaScript en ingesloten bestanden.
5. Lekcheck
De gelakte PDF wordt opnieuw uitgelezen: de paginatekst (ook onzichtbare tekst), metadata, bladwijzers, annotaties, velden, bijlagen en ruwe objecten. Staat een gelakt woord of een variant daarvan er nog ergens in, dan gaat het document terug naar beoordelen. De export gaat pas door als de lekcheck niets vindt. Ook de inventarislijst gaat door de lekcheck, en bestandsnamen erin worden gelakt.
Eerlijk is eerlijk: de lekcheck controleert wat gelakt is. Een gegeven dat niemand heeft voorgesteld, kan hij niet tegenhouden. Daarom beoordeelt een mens de twijfel, en daarom publiceren we hoe we meten.
6. Export
Je krijgt één gelakte dossier-PDF en een inventarislijst in Excel: nummer, document, datum, beoordeling, gronden en een opmerking bij dubbele stukken. Die voeg je bij je Woo-besluit. Publiceren doe je zoals je gewend bent.
Per dossier staat de beslistermijn: standaard vier weken na ontvangst, aan te passen bij verdaging of opschorting. Op je overzicht zie je welke verzoeken binnen zeven dagen moeten worden beslist. Na het sluiten van een dossier verwijdert de software de documenten na de bewaartermijn die je organisatie instelt, en controleert hij dat er niets achterblijft.
Wat Streep erdoor (nog) niet doet
- Hij schrijft geen besluit en geen zienswijzebrieven aan derden.
- Hij publiceert niet naar open.overheid.nl en koppelt nog niet met je zaaksysteem of DMS.
- Pasfoto's, tekst in afbeeldingen en een handtekening in zwarte pen op een scan herkent hij nog niet. Gescande pagina's leg je daarom altijd zelf langs.
- De nauwkeurigheid is gemeten op synthetische documenten, nog niet op echte dossiers. Echte stukken zijn rommeliger; verwacht daar meer voorstellen.
Mis je iets? Laat het ons weten. We bouwen eerst wat de eerste organisaties nodig hebben.